Apa Saja Tips Melindungi Data Hard Copy (Salinan Fisik) dan Mengapa itu Menjadi Suatu Hal yang Penting?

Benar! Saat dunia menjadi semakin maju dan semakin jauh ke dunia digital, pentingnya dokumen hard copy kini menjadi agak goyah.

Dengan penyimpanan awan atau yang sering dikenal dengan cloud computing (baca pengertian cloud computing di sini), hard drive backup (cadangan), dan opsi penyimpanan massal, nampaknya hard copy sebuah dokumen bisnis penting tidak begitu diperlukan lagi.

Jadi, mengapa Anda membutuhkan kertas fisik ketika Anda dapat memiliki salinan digital dalam jumlah tak terbatas?

Terlepas daripada hal itu, perlu kalian ketahui bahwa organisasi yang membuat, mengelola, dan mengandalkan catatan kertas pastinya juga harus mengetahui bagaimana cara melindunginya.

Jika dokumen atau file jatuh ke tangan yang salah, konsekuensi finansial dan hukum dapat merusak bisnis Anda tanpa dapat diperbaiki.

Berkenaan akan hal tersebut, dalam postingan kali ini Kami akan membahas secara lebih lengkap dan detail tentang apa saja kiat-kiat atau tips yang dapat kalian lakukan untuk melindungi data hard copy (salinan berkas) dokumen bisnis, organisasi atau perusahaan kalian serta mengapa itu merupakan hal yang penting di bawah ini!

Apa Pengertian Hard Copy?

Sebelu kita membahas tips melindungsi serta pentingnya lebih lanjut, mari kita pahami terlebih dahulu apa itu pengertian dari hard copy.

Berarti salinan keras, hard copy adalah reproduksi permanen dari dokumen dalam bentuk objek fisik.

Dalam kasus dokumen digital, hard copy hanyalah salinan kertas fisik dari file (baca pengertian file di sini) digital.

Salinan ini, kemudian, rentan terhadap serangkaian berbagai jenis dan macam bahaya yang berbeda.

Untuk lebih memahaminya, kalian juga dapat membaca postingan Kami yang membahas tentang pengertian soft copy dan hard copy di sini.

Tips Melindungi Data Hard Copy (Salinan Keras atau Fisik) Anda

Oke bagaimana? Sudah jelas bukan untuk apa itu pengertian atau yang dimaksud dengan hard copy?

Baiklah langsung saja, mari kita lihat apa saja kiat-kiat atau tips yang dapat kalian lakukan untuk melindungi data hard copy atau salinan keras khususnya dokumen-dokumen berharga milik bisnis, organisasi atau perusahaan kalian di bawah ini.

1. Melakukan Inventarisasi Catatan

Kiat atau tips yang pertama yaitu untuk melakukan inventarisasi catatan Anda.

Perlindungan data hard copy dimulai dengan mengetahui apa yang Anda miliki.

Setiap file dan dokumen harus dipertanggungjawabkan, jadi identifikasi semua kemungkinan area penyimpanan, termasuk:

• Kantor swasta.
• Ruang penyimpanan file.
• Lemari.
• Ruang bawah tanah.

Sebuah inventaris arsip tentunya sangan membutuhkan waktu, energi, dan usaha.

Jika terlalu berlebihan, konsultasikan dengan spesialis yang dapat membantu.

Tim spesialis pengindeksan khusus akan mengkategorikan dan memberi label pada dokumen dan file Anda sehingga Anda tahu persis apa yang dimiliki oleh bisnis, organisasi atau perusahaan Anda.

2. Kembangkan Jadwal Retensi dan Pemusnahan

Kiat yang ke-2 (dua) yaitu dengan mengembangkan jadwal retensi dan pemusnahan.

Ya, jadwal penyimpanan dan pemusnahan adalah peta jalan untuk berapa lama menyimpan, dan kapan harus memusnahkan data hard copy (salinan fisik) Anda.

Ini tentunya membantu organisasi Anda menghindari menyimpan catatan di luar masa manfaatnya dan risiko hukum ketidakpatuhan aturan perlindungan data umum yang lebih sering dikenal dengan istilah General Data Protection Rule (GDPR).

Akibatnya, setiap file dan dokumen harus diberi periode penyimpanan dan tanggal disposisi akhir.

Baik karena alasan hukum atau operasional, kerangka waktu penyimpanan dan pemusnahan harus didokumentasikan.

Saran Kami pribadi, tinjau secara teratur kebijakan retensi Anda dan komunikasikan ekspektasi retensi dan penghancuran kepada tim Anda.

Mengembangkan jadwal retensi dan penghancuran dapat menjadi sebuah tantangan.

Untuk bantuan, konsultasikan dengan konsultan manajemen arsip yang dapat membuat rencana khusus untuk mengembangkan dan memantau kebijakan penyimpanan arsip.

3. Batasi Akses ke Dokumen Penting

Tips melindungi data hard copy yaitu dengan membatasi akses ke dokumen penting.

Informasi sensitif yang disimpan pada dokumen kertas sama dengan data sensitif yang disimpan di komputer.

Betul, keduanya perlu dilindungi dari akses yang tidak sah (illegal access).

Lemari arsip tidak menawarkan perlindungan yang cukup dari risiko pencurian internal.

Anda memerlukan akses fisik dan kontrol pelacakan yang memungkinkan Anda memantau siapa yang memiliki akses ke file.

Pusat rekaman (record centre) yang sering digunakan biasanya sudah menawarkan sistem keamanan canggih untuk melindungi data hard copy Anda, termasuk beberapa hal sebagai berikut:

• Kontrol akses masuk.
• Pengawasan video yang dipantau.
• Teknologi deteksi dan pemadaman kebakaran.
• Mengamankan area bongkar dan muat.

Setiap kotak dan file diberi kode batang atau barcode, itu dimasukkan dalam basis data pelacakan (tracking), dan dikelola oleh profesional manajemen arsip yang disaring di latar belakang.

Yup! Dengan cara ini, akses ke data hard copy Anda dapat dibatasi untuk individu tertentu dalam bisnis, organisasi atau perusahaan Anda.

4. Hancurkan File

Selanjutnya yaitu untuk menghancurkan file.

Menimbun dokumen usang dan kedaluwarsa meningkatkan eksposur kewajiban pelanggaran privasi organisasi Anda.

Jadi, ketika data hard copy Anda mencapai tanggal disposisi akhir, sangat penting untuk menghancurkannya dengan cara yang cepat dan aman.

Layanan pemusnahan yang aman pastinya dapat memastikan catatan dan media Anda yang kedaluwarsa secara rutin dihancurkan.

Container atau wadah pengumpulan yang terkunci dapat ditempatkan di sebelah printer, mesin fotokopi, dan di area kantor dengan lalu lintas tinggi lainnya, sehingga memudahkan karyawan Anda untuk segera dan aman membuang dokumen dan file yang kedaluwarsa.

Baik itu per mingguan, dua minggu, atau bulanan, informasi Anda dikumpulkan dan diparut secara profesional oleh teknisi pemusnah berseragam dan diseleksi di latar belakang.

5. Menggunakan Penyedia Manajemen Catatan

Tips terakhir yang dapat Kami berikan di sini yaitu dengan menggunakan penyedia layanan manajemen record (catatan).

Melindungi data hard copy sama pentingnya dengan melindungi data teknologi digital atau digital technology (baca pengertian digital technology di sini), jadi Anda memerlukan dukungan yang tepat untuk organisasi Anda.

Cari penyedia manajemen dokumen yang dapat menawarkan solusi komprehensif untuk melindungi data hard copy Anda sepanjang siklus hidupnya.

Untuk memverifikasi kemampuan dan reputasi calon penyedia, kalian dapat menggunakan referensi klien dan jelajahi fasilitas mereka.

Mengapa Menyimpan Backup atau Cadangan Data Hard Copy itu Penting?

So, apa pentingnya menyimpan backup (cadangan) data hard copy atau salinan berkas fisik itu merupakan sebuah hal yang penting?

Memang, dengan penyimpanan cloud dan cadangan digital lainnya, volume pencetakan dan volume dokumen bisnis mungkin merupakan reaksi yang berlebihan.

Tetapi ada banyak alasan bagus untuk meluangkan waktu untuk mencadangkan file Anda.

Bagi kalian yang sedang membaca postingan Kami di sini dan kebetulan sedang menanyakan apa pentingnya menyimpan cadangan salinan fisik atau hard copy, maka dapat Kami katakan bahwa kalian berada di tempat yang tepat.

Mengapa? Ya, tentu saja karena di sini Kami juga akan menjelaskan tentang pentingnya menyimpan salinan fisik atau hard copy tersebut.

Di bawah ini adalah beberapa alasan yang mewakili pentingnya simpanan backup dari data hard copy yang harus kalian ketahui:

1. Komputer rusak; Pastinya, alasan utamanya adalah untuk meredakan rasa takut komputer akan rusak. Apakah Anda dapat memulihkan semua dokumen penting Anda dengan mudah jika itu terjadi? Yup! Salinan kertas mungkin tidak ideal untuk tugas ini, tetapi lebih baik daripada tidak sama sekali.
2. Hard copy (salinan fisik) mudah direproduksi dan didistribusikan khususnya secara formal; Betul, data hard copy sangat bagus untuk reproduksi. Mereka juga mudah didistribusikan, dan dapat dibaca oleh siapa saja kapan saja, khususnya secara formal (mengingat mereka memahami materi), karena mereka tidak memerlukan asisten untuk drive eksternal. Dokumen bisnis penting biasanya diarsipkan dengan cara ini untuk membuat catatan materi yang nyata. Salinan fisik ini memudahkan untuk diteruskan ke kelompok lain, generasi, atau mereka yang bertanggung jawab.
3. Hard copy jika mungkin dapat bertahan lebih lama dari arsip digital dalam keadaan tertentu; Satu tumpahan kopi saja, maka data elektronik Anda bisa menjadi roti panggang. Jika salinan yang dihasilkan dicetak pada kertas berkualitas tinggi, disimpan dan dipelihara dengan baik, mungkin dapat dibaca satu abad kemudian, dan mungkin lebih jauh lagi di masa depan. Buku dan dokumen kertas lainnya dari berabad-abad yang lalu masih dapat dibaca sampai sekarang dengan teknik pengawetan tertentu. Data listrik, di sisi lain, bisa menjadi tidak stabil. Hampir menggelikan betapa mudahnya kehilangan data komputer atau tumpahan kopi yang tidak disengaja di laptop Anda dan informasi kontak untuk semua pelanggan bisnis Anda bisa hilang.
4. Kertas selalu dapat diakses; Teknologi juga dapat berkembang hingga membuat peralatan menjadi usang, seperti disket dan eight-tracks. Anda dapat membuat cadangan dokumen penting secara teratur sehingga Anda tidak perlu mencetak begitu banyak halaman sekaligus, di mana hal itu akan selalu menjadi sesuatu baik jika Anda memiliki kertas (untuk berjaga-jaga).

Apa Saja Jenis Hard Copy yang Harus Saya Simpan?

Lalu, apa saja jenis dan macam hard copy yang perlu untuk kita simpan?

Yup! Pada dasarnya, adalah merupakan hal yang penting untuk menyimpan salinan semua dokumen bisnis, organisasi atau perusahaan Anda, seperti:

• Anggaran dasar (atau dokumen pembentukan lainnya).
• Formulir pajak.
• Catatan keuangan.
• Peraturan perusahaan.
• Berkas atau dokumen lembaga pajak dan korespondensi pemerintah lainnya.
• Informasi tentang pelanggan Anda.

Dalam mengarsipkannya sendiri, saran Kami pribadi yaitu, ingatlah untuk menyimpan cadangan ini di lokasi yang berbeda jika bisnis Anda hancur dalam kebakaran atau bencana lainnya.

Salinan Fisik Apa yang tidak Perlu Saya Simpan?

Untuk salinan fisik apa saja yang tidak perlu kalian simpan, sederhanya yaitu Anda tidak perlu menyimpan salinan setiap dokumen yang Anda perlukan.

Misalnya, jangan ragu untuk menyingkirkan beberapa salinan fisik (hard copy) di bawah ini:

• Salinan tanda terima dari 7 (tujuh) tahun yang lalu.
• Laporan triwulanan dari 2 (dua) tahun lalu.
• Dokumen apa pun tanpa kepentingan jangka panjang.

Yup! Jangan biarkan kertas ini memenuhi lemari dan folder bisnis, organisasi atau perusahaan maupun perorangan Anda!

Bagaimana Saya dapat Mencari atau Melacak Semua Salinan Cetak atau Hard Copy?

Mencari atau melacak di mana kalian menempatkan dokumen salinan fisik seringkali menjadi alasan utama kenapa orang-orang lebih memilih menggunakan arsip digital, khususnya di tahun 2024 sekarang ini.

Namun, Anda dapat melakukannya dengan cara kuno seperti menggunakan:

• Memanfaatkan rak buku.
• Menggunakan kotak.
• Binder (seperti binder 3 atau tiga cincin).

Atau, jika Anda tidak ingin mengarsipkan semua hard copy ini sendiri.

Benar! Banyak perusahaan luar yang tersedia, di mana mereka mengkhususkan diri dalam pengarsipan dan penyimpanan dokumen.

Perusahaan tersebut tidak hanya akan membuat cetakan fisik, tetapi juga dapat menawarkan penyimpanan di luar lokasi untuk semuanya.

Mereka membantu untuk memantau, melestarikan, dan memelihara semuanya.

Kesimpulan

Di atas, adalah pembahasan terkait Apa Saja Tips Melindungi Data Hard Copy (Salinan Fisik) dan Mengapa itu Menjadi Suatu Hal yang Penting.

Ya, dunia menjadi semakin digital, dan salah satu hasil paling signifikannya adalah bahwa bisnis sekarang menggunakan lebih sedikit kertas daripada sebelumnya.

Meskipun hal ini dapat memberikan dampak yang cukup positif terhadap lingkungan, membuang dokumen kertas sepenuhnya bukanlah tindakan yang paling bijaksana.

Ini terutama karena ada sejumlah alasan signifikan untuk menyimpan salinan cetak dokumen tertentu, baik untuk bisnis, organisasi, perusahaan atau perorangan maupun individu.

Meskipun demikian, banyak orang mungkin tidak menyadari betapa pentingnya hal ini, yang dapat mengakibatkan beberapa masalah yang berbeda di masa depan mendatang.

Dengan mengingat hal itu, ada beberapa alasan penting mengapa menyimpan salinan cetak dari dokumen penting Anda.

Penutup

Demikianlah postingan artikel yang dapat Kami bagikan kali ini, di mana Kami membahas mengenai Apa Saja Tips Melindungi Data Hard Copy (Salinan Fisik) dan Mengapa itu Menjadi Suatu Hal yang Penting.

Semoga dapat bermanfaat dan juga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita semua terutama dalam bidang teknologi dan bisnis umum.

Silahkan bagikan artikel atau postingan Kami di sini kepada teman, kerabat serta rekan kerja dan bisnis kalian semua khususnya jika kalian temukan ini bermanfaat dan juga jangan lupa subscribe Blog dan YouTube Kami. Sekian dari Saya Rifqi Mulyawan, Terima Kasih.

Postingan ini juga tersedia dalam versi: