Pilih Software atau Manual? Mari Kita Pahami 4 (Empat) Perbedaan Software Payroll dan atau dengan Manual!
Perlu kalian ketahui, payroll system adalah sebuah sistem perangkat lunak yang mampu memproses penggajian secara serentak dan otomatis.
Banyak perusahaan yang sudah menyadari betapa pentingnya penggunaan sistem dalam pengelolaan karyawan, khususnya dalam penggajian.
Pengelolaan gaji pun mulai beralih ke aplikasi payroll yang dari awalnya menggunakan cara manual.
Namun demikian, tidak semua perusahaan sepenuhnya menyadari bahwa pengelolaan gaji menggunakan software payroll merupakan langkah yang tepat.
Dalam hal ini, biaya menjadi faktor utama mengapa perusahaan enggan menggunakan perangkat lunak dalam pengelolaan gaji karyawan.
Apakah benar bahwa menggunakan software ini justru memakan biaya lebih banyak?
Untuk lebih jelasnya, Kami akan membahas apa itu perangkat lunak pembayaran gaji serta 4 (empat) perbedaan utama antara software payroll dan cara manual!
Sebelum kita membahas perbedaannya, mari kita kenali lebih dalam tentang apa itu perangkat lunak untuk gaji ini.
Berarti perangkat lunak penggajian (dalam bahasa Indonesia), payroll software adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola, mengatur dan mengotomatisasi pembayaran pegawai atau karyawan.
Perangkat lunak ini melacak semua pembayaran dan menyimpan semua catatan pembayaran.
Perangkat lunak penggajiannya terbilang bervariasi dalam harga dan fitur dan dapat digunakan oleh bisnis kecil maupun perusahaan besar.
Perangkat lunak payroll yang efektif akan memungkinkan manajemen untuk memantau waktu dan kehadiran, informasi pajak, dan struktur pembayaran serta mereka akan terintegrasi dengan mudah ke dalam prosedur perusahaan yang ada.
Perangkat lunak penggajian seringkali dibuat oleh perusahaan teknologi sumber daya manusia pihak ke-3 (tiga) yang bertujuan untuk meningkatkan operasi bisnis yang memanfaatkan perangkat lunak mereka.
Terkait hal di atas, jika Anda menanyakan tentang apa tujuan dan alasan menggunakannya sendiri, maka akan Kami coba jelaskan di sini.
Well, karyawan Anda bekerja keras untuk Anda dan pelanggan Anda.
Yup! Mereka adalah orang-orang yang menjaga bisnis Anda tetap berjalan.
Tentu saja, Anda ingin membayar karyawan Anda dengan upah yang layak, dan Anda ingin membayar mereka secara konsisten.
Tetapi mengelola kompensasi tenaga kerja Anda tidak selalu mudah dan bahkan, terkadang bisa menjadi hal yang terbilang sangat rumit.
Itulah mengapa banyak perusahaan mengandalkan perangkat lunak penggajian atau yang lebih sering dikenal dengan istilah payroll system, sistem lokal atau berbasis cloud yang membantu memastikan pemrosesan dan pembayaran penggajian perusahaan yang tepat tanpa masalah.
Jika Anda masih menyelesaikan penggajian secara manual (di atas kertas), pastinya Anda akan membuka diri untuk melakukan kesalahan yang merugikan.
Berinvestasi dalam perangkat lunak penggajian dapat menghemat waktu, stres, bahkan anggaran Anda.
Oke langsung saja, mari kita lihat apa perbedaan yang paling penting antara software payroll dengan cara manualnya di bawah ini.
Hal pertama yang menjadi sorotan paling terlihat adalah soal penyimpanan.
Seperti yang diketahui, sistem penggajian manual masih mengandalkan penyimpanan data dan informasi karyawan terkait dengan penggajian menggunakan dokumen fisik yang disimpan dalam lemari arsip.
Tentu cara ini tidak praktis jika perusahaan mempunyai banyak karyawan yang harus diurus.
Belum lagi faktor keamanan yang sangat rentan, di mana data karyawan mudah saja diakses tanpa adanya sistem proteksi yang memadai.
Lain halnya dengan software payroll yang didukung database berbasis cloud.
Dengan adanya database ini, perusahaan dapat menyimpan informasi karyawan sebanyak apapun secara praktis tanpa melibatkan dokumen fisik.
Database berbasis cloud juga dilengkapi dengan sistem keamanan yang ketat, membuat data dan informasi karyawan terlindung kerahasiaannya, di mana hal ini dapat membuat Anda terhindar dari masalah seperti data breach (baca pengertian data breach di sini).
Perbedaan pengajian manual dengan menggunakan sistem payroll berikutnya yaitu adalah keakuratan.
Bukan lagi rahasia umum jika pengelolaan gaji secara manual sering terjadi kesalahan.
Mulai dari salah hitung, komponen yang tertukar, salah menetapkan Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP), dan lain-lain.
Bisa dikatakan bahwa perhitungan gaji manual tidak efisien dan hanya membuang waktu HR Payroll belaka.
Namun, payroll system mampu memproses dan menghitung data penggajian karyawan dalam waktu singkat dan serentak untuk banyak karyawan.
Berbagai macam data seperti data absensi atau kehadiran karyawan langsung terintegrasi dengan sistem.
Maka dari itu, perhitungan yang dilakukan menggunakan software pun jauh lebih akurat dan cepat dibandingkan cara manual.
Perbedaan ke-3 (tiga) yang akan Kami jelaskan di sini yaitu terkait anggaran atau biaya.
Seringkali, penggunaan software dikenal mahal oleh beberapa perusahaan.
Hal ini tidak sepenuhnya benar, jika perusahaan tidak mampu membangun sistem secara mandiri, maka perusahaan dapat mengandalkan jasa vendor penyedia software payroll yang menawarkan harga dengan range yang beragam.
Sebagai contoh misalnya berdasarkan jumlah karyawan dalam perusahaan.
LinovHR adalah salah satu vendor penyedia software payroll yang menawarkan harga menarik bagi perusahaan, mulai untuk perusahaan kecil yang mempunyai karyawan di bawah 100 (seratus) hingga perusahaan besar dengan karyawan lebih dari 100.
Sementara itu, cara manual sekilas tidak memakan biaya banyak.
Padahal, biaya lain lah yang cukup mahal, seperti biaya pemeliharaan dokumen fisik, pembelian kertas, sampai kerugian yang ditanggung akibat adanya salah hitung gaji.
Perbedaan terakhir yang dapat Kami jelaskan dalam postingan kali ini adalah soal rekapitulasi.
Proses rekapitulasi sering digunakan dalam pembuatan laporan penggajian dan slip gaji.
Software payroll mampu memproses rekapitulasi dengan cepat dan praktis, menghasilkan laporan penggajian yang mudah dibaca dan dianalisis untuk kebutuhan user.
Tak hanya itu, software pun dapat memproses slip gaji secara otomatis.
Bagaimana dengan cara manual?
Sayangnya penggajian manual tidak mempunyai kemampuan yang sama seperti software.
Waktu yang dihabiskan untuk rekapitulasi dalam penggajian manual bisa sangat lama.
Di atas, adalah postingan Kami yang berjudul Pilih Software atau Manual? Mari Kita Pahami 4 (Empat) Perbedaan Software Payroll dan atau dengan Manual.
Berdasarkan pembahasan tersebut, dapat kita simpulkan bahwa penggunaan software payroll secara keseluruhan dapat meringankan beban kerja HRD (Human Resource Development).
Selain itu, faktor biaya juga tidak begitu signifikan dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Terlepas dari ukuran bisnis Anda atau apa kebutuhan penggajian Anda, kemungkinan sistem penggajian dapat membantu bisnis, organisasi atau perusahaan Anda.
Ada banyak pilihan sistem penggajian untuk dipilih, dan pada titik ini mungkin hanya masalah memilih sistem mana yang tepat.
Beberapa pertimbangan terpenting adalah ukuran bisnis dan anggaran Anda.
Tetapi yang pasti, akan ada pertimbangan lain yang tidak ingin Anda kompromikan yang khusus untuk bisnis Anda.
Kumpulkan daftar apa yang Anda butuhkan dari sistem penggajian dan simpan agar tetap berguna saat berbelanja sehingga Anda tahu sistem mana yang memeriksa semua kotak serta perhatikan mana yang terlalu banyak memeriksa ekstra.
Jadi, software payroll seperti apa yang ingin Anda plih?
Demikianlah postingan artikel yang dapat Kami bagikan kali ini, di mana Kami membahas terkait Pilih Software atau Manual? Mari Kita Pahami 4 (Empat) Perbedaan Software Payroll dan atau dengan Manual.
Semoga apa yang sudah Kami coba sampaikan serta jelaskan di sini dapat bermanfaat dan juga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita semua terutama dalam bidang bisnis dan teknologi.
Silahkan bagikan artikel atau postingan Kami di sini kepada kerabat, teman, rekan kerja serta rekan bisnis kalian semua khususnya jika kalian dapati apa yang Kami bagikan ini bermanfaat dan selebihnya jangan lupa subscribe Blog dan YouTube Kami. Sekian dari Kami, Terima Kasih.
Bagikan dengan menggunakan tombol di atas.