Memahami Pengertian Project Manager (PM), Apa itu Manajer Proyek? Fungsi, Jenis Macam Tanggung Jawab, Skill, Cara, dan Tips Menjadi Seorang Pengelola Proyek yang Hebat!

Setuju! Keahlian dari seorang manajer proyek, tentunya dapat kita samakan dengan supir atau seperti pilot pesawat terbang.

Yup! Dia bisa naik pesawat dengan nyaman tanpa hard landing, atau membawa Anda ke halaman mendarat yang kurang menyenangkan, dan tampil sebagai ujung tombak sebuah project (baca pengertian dari project dan siklusnya di sini).

Memang, sulit untuk mendefinisikan apa yang membuat manajer proyek “baik atau hebat”.

Setiap bisnis, organisasi, atau perusahaan mendefinisikan peran dan jabatan secara berbeda.

Namun, manajer proyek pastinya tetap dibutuhkan di hampir semua industri.

Sebagai seorang Project Manager (PM), Anda mungkin bekerja dalam tim kecil atau besar dengan tugas pekerjaan yang berkisar dari anggaran dan garis waktu saja hingga semua yang dapat Anda pikirkan di bawah matahari operasional.

Berkenaan akan hal itulah, dalam postingan kali ini Kami akan membahas secara lengkap terkait pengertian project manager, fungsi, jenis macam skill, cara, plus beberapa tipsnya.

Langsung saja, mari kita lihat ulasannya di bawah ini!

Pengertian Project Manager (PM)

Berarti manajer proyek (dalam bahasa Indonesia), Project Manager (PM) adalah seseorang yang diberi tanggung jawab untuk menerapkan strategi manajemen proyek untuk mencapai tujuan proyek.

Hal ini sejalan dengan definisi dan sumber simpulan yang Kami terangkan menurut Pedoman Badan Pengelola Proyek atau yang dikenal dengan Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK Guide) yaitu seseorang yang bertanggung jawab untuk mengelola suatu proyek.

Benar! Secara sederhana, manajer proyek adalah pemimpin proyek.

Penting untuk memastikan bahwa manajer proyek yang Anda pilih benar-benar dapat diandalkan untuk menjalankan proyek dengan cara terbaik.

Apa itu Manajer Proyek?

Jadi, apa itu sebenarnya yang dimaksud dengan manajer proyek ini?

Baik, seperti yang sudah Kami terangkan beberapa pengertian terkait itu di atas, perlu kalian ketahui bahwa seringkali istilah itu lebih dikenal dengan sebutan project manager (disingkat dengan PM).

Seorang manajer proyek adalah individu bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan mengarahkan proyek dari 0-Selesai.

Mereka adalah orang-orang utama yang bertanggung jawab untuk memastikan proyek diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan dalam ruang lingkup.

Manajer proyek memainkan peran utama dalam perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengendalian, dan penutupan proyek serta bertanggung jawab (akan kita bahas lebih lanjut pada bagian jenis macam tanggung jawab atau responsibilities-nya) untuk seluruh ruang lingkup proyek, tim proyek dan sumber daya, anggaran proyek, serta keberhasilan atau kegagalan proyek.

Yup! Bayangkan jika Anda merekrut seorang manajer proyek yang spesifikasinya pada proyek konstruksi, tetapi Anda menempatkannya pada proyek teknologi informasi.

Bayangkan juga jika manajer proyek yang Anda pilih tidak memiliki keterampilan kepemimpinan, analisis bisnis, dan keterampilan teknis yang baik.

Fungsi dari Seorang Project Manager

Setelah kita mengetahui pengertian dari kata project manager, selanjutnya mari kita lihat seperti apa mereka berfungsi.

Oke, manajer proyek bertanggung jawab atas manajemen proyek sehari-hari dan harus kompeten dalam mengelola enam aspek proyek, yaitu ruang lingkup, jadwal, keuangan, risiko, kualitas, dan sumber daya (resource).

Manajer proyek bekerja pada proyek-proyek tertentu yang memiliki hasil yang pasti, memiliki batas waktu dan harus tetap dalam anggaran.

Fungsi terkait tugas tersebut di atas, biasanya meliputi beberapa hal sebagai berikut:

• Merencanakan pekerjaan apa yang perlu dilakukan, kapan dan siapa yang akan melakukannya.
• Melihat risiko yang terlibat dalam proyek tertentu dan mengelola risikonya.
• Memastikan pekerjaan dilakukan dengan standar yang benar.
• Memotivasi tim orang-orang yang terlibat dalam proyek.
• Mengkoordinasikan pekerjaan yang dilakukan oleh orang yang berbeda.
• Memastikan proyek berjalan tepat waktu dan sesuai anggaran.
• Berurusan dengan perubahan pada proyek jika diperlukan.
• Memastikan proyek memberikan hasil dan manfaat yang diharapkan.

Jenis Tugas dan Tanggung Jawab Manajer Proyek

Manajer proyek memiliki beberapa tugas dan tanggung jawab penting.

Mulai dari membuat rencana, mengalokasikan tim, membuat mitigasi risiko, hingga membuat berbagai laporan yang kompleks untuk pemangku kepentingan.

Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab utama seorang Project Manager (PM) atau manajer proyek yang harus diketahui.

1. Membuat Rencana Proyek

Tugas dan responsibilities utama mereka yang pertama adalah membuat rencana proyek.

Membuat rencana detail adalah hal yang paling mendasar untuk sebuah strategi pada proyek.

Mulai dari penentuan anggaran, ruang lingkup, timeline (selengkapnya terkait pengertian dari timeline di sini), sumber daya, hingga tujuan utama yang ingin dicapai.

Sebagai contoh misalnya dalam masalah Software Engineering (SE), seorang manajer proyek harus melihat scope dan menuliskan daftar apa saja yang menjadi kebutuhan sistem (System Requirements Identification).

2. Mengalokasikan Pekerjaan ke Tim

Tanggung jawab berikutnya yaitu mereka dapat mengalokasikan pekerjaan ke tim.

Manajer proyek yang hebat ada karena tim yang hebat di sampingnya.

Manajer proyek yang baik akan menempatkan anggota tim yang relevan dengan persyaratan proyek sesuai dengan spesifikasi mereka.

Penetapan satuan tugas dan tim penanggung jawab harus dilakukan secara jelas agar tidak terjadi kesalahpahaman ketika sudah memasuki tahap pelaksanaan.

Setelah proyek berjalan, manajer proyek juga harus mengontrol kemajuan pekerjaan dan kinerja tim agar selalu on track.

3. Membangun Komunikasi Tim yang Efektif

Komunikasi untuk menyampaikan berbagai informasi harus jelas dan efektif agar dapat dipahami oleh seluruh tim.

Membangun komunikasi tim yang efektif sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan semangat tim.

Komunikasi ini dapat mencakup daftar tugas, jadwal, dan tenggat waktu yang harus dipahami dan dikerjakan oleh seluruh tim.

Bayangkan jika Anda memiliki manajer proyek yang tidak komunikatif?

Hal ini tentu dapat mengganggu ritme kerja tim dan mengurangi keberhasilan proyek, bukan?

4. Melakukan Perhitungan Anggaran

Ke-4 (empat), tugas dan tanggung jawab seorang Project Manager (PM) adalah melakukan perhitungan anggaran.

Sebelum memulai suatu proyek, pemilik proyek dan manajer proyek harus sudah menentukan anggaran yang dibutuhkan untuk proyek yang sedang dikerjakan.

Namun, perhitungan anggaran seringkali meleset dari tahap pra produksi dan eksekusi.

Selain itu, kemungkinan terjadinya cost overrun juga sangat tinggi, terutama jika lingkungan di sekitar proyek berubah secara tidak terduga.

Oleh karena itu, manajer proyek harus hati-hati memantau penggunaan anggaran yang mereka miliki dan dapat memastikan bahwa anggaran tersebut diperkirakan dengan benar.

5. Mitigasi Masalah dan Krisis

Benar! Di bagian mitigasi masalah dan krisis inilah ketangkasan manajer proyek dalam menangani masalah dan mengendalikan krisis diuji.

Untuk mengantisipasi hal ini, manajer proyek harus merencanakan masalah dan krisis dari tahap pra-produksi proyek.

Melakukan manajemen risiko dari tahap perencanaan adalah suatu keharusan bagi semua manajer proyek.

6. Memantau Kemajuan Proyek Berdasarkan Template, Blueprint, atau Cetak Biru

Tugas utama pengelola proyek lainnya adalah memantau kemajuan proyek berdasarkan template, blueprint, atau cetak biru.

Blueprint (Cetak Biru atau juga bisa disebut dengan template) adalah kerangka rinci yang menjadi dasar pembuatan kebijakan yang meliputi penetapan tujuan dan sasaran, perumusan strategi, pelaksanaan program, dan pemfokusan kegiatan serta langkah-langkah atau implementasi yang harus dilakukan.

Jika selama pelaksanaan proyek terdapat hal-hal yang berubah atau menyimpang dari cetak biru, maka manajer proyek bertugas untuk mengkomunikasikannya kepada tim terkait agar pekerjaannya kembali pada jalurnya.

Namun jika perubahan harus dilakukan karena satu dan lain hal, maka hal tersebut harus disesuaikan dengan realokasi unit kerja berdasarkan sumber daya yang ada.

7. Report atau Pelaporan untuk Pemangku Kepentingan

Tugas dan responsibilities utama project manager terakhir yang dapat Kami sebutkan di sini adalah menyediakan report atau laporan kepada pemangku kepentingan.

Selain Anda dan tim, pemangku kepentingan tentu membutuhkan laporan untuk mengecek kemajuan proyek.

Laporan ini biasanya memuat informasi rinci tentang status kemajuan proyek, kendala yang dihadapi, hingga besaran anggaran yang terserap.

Pada tahap penutupan proyek, laporan ini akan dikumpulkan oleh manajer proyek dan diarsipkan setelah mendapat persetujuan dari pihak terkait.

Kedepannya, laporan ini akan berguna sebagai acuan bagi manajer proyek ketika ditugaskan pada proyek serupa.

Macam-Macam Skill Utama Seorang Project Manager (PM)

Oke, sekarang kita sudah membahas pengertian, fungsi, dan jenis tugas serta tanggung jawab seorang Project Manager (PM).

Manajer proyek yang efektif membutuhkan lebih dari sekedar pengetahuan teknis.

Peran tersebut juga membutuhkan pola pikir bisnis strategis, kemampuan membangun tim dan resolusi konflik, dan keahlian manajemen perubahan, di antara keterampilan utama lainnya yang sangat diminati.

Ada tingkat dasar, manajer proyek harus menunjukkan kepemimpinan, mampu memotivasi anggota tim, memprioritaskan, dan memecahkan masalah.

Kemampuan beradaptasi adalah kunci lain yang harus dimiliki oleh manajer proyek keterampilan non-teknis untuk berhasil.

Keterampilan lunak (soft skill) yang efektif ini juga dapat membantu manajer proyek unggul dalam peran yang sangat dicari ini.

Tetapi untuk menjadi manajer proyek yang sangat efektif, Anda harus menjadi mitra bisnis strategis yang sepenuhnya memegang teguh kesuksesan organisasi, dan Anda harus mampu menghadapi kemunduran yang tak terhindarkan.

Dikombinasikan dengan keterampilan teknis yang diperlukan, atribut tertentu akan menempatkan Anda dalam permintaan yang lebih tinggi sebagai manajer proyek, memberikan fondasi yang kuat yang akan memungkinkan Anda untuk beradaptasi dengan dinamika proyek yang terus berubah sambil menempatkan kebutuhan pemangku kepentingan Anda di atas segalanya.

Lihatlah beberapa jenis macam skill, keahlian, atau keterampilan Project Manager (PM) yang sukses dan cari tahu apakah Anda memiliki apa yang diperlukan untuk menjadi seperti mereka dan apa yang harus Anda tingkatkan:

• Pemahaman yang kuat tentang kasus bisnis dan proses manajemen risiko atau risk management.
• Pengetahuan ahli untuk memenuhi keadaan tertentu.
• Keterampilan manajemen proyek dan manajemen diri yang terbukti.
• Keterampilan kepemimpinan yang kuat.
• Kemampuan untuk memantau dan mengendalikan anggaran.
• Berpikir kritis.
• Kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik.
• Kemampuan untuk membuat keputusan di bawah tekanan.
• Keterampilan interpersonal yang kuat yang diperlukan untuk memimpin tim.
• Kemampuan untuk mendefinisikan situasi, mendokumentasikan data, dan menarik kesimpulan.
• Ketajaman bisnis yang kuat.
• Kemampuan untuk menafsirkan instruksi terlepas dari bentuknya.
• Keterampilan organisasi dan multitasking yang kuat.
• Pola pikir kreatif.
• Kemampuan analisis.
• Akurasi dan perhatian terhadap detail.
• Keterampilan manajemen waktu yang sangat baik.
• Kapasitas untuk mempertahankan jadwal dan memenuhi tenggat waktu.
• Keterampilan memecahkan masalah atau troubleshooting (lihat pengertian lengkap dari troubleshooting di sini).
• Motivasi diri.
• Akuntabilitas.
• Etos kerja.
• Pengetahuan kerja tentang tools atau alat manajemen proyek.

Cara dan Tips Bagaimana Menjadi Seorang Manajer Proyek atau Project Manager yang Hebat dan Andal?

Setelah kita memahami penguraian dari pengertian Project Manager (PM) di atas, sekarang kita sudah siap untuk melakukannya.

Namun, apa saja cara dan tips agar kita dapat menjadi seorang manajer proyek yang hebat dan handal?

Baik, mari kita simak terus pembahasannya di bawah ini.

1. Pandai-Pandailah dalam Membuat Keputusan

Tips dan cara pertama untuk menjadi seorang project manager yaitu dengan pandai-pandailah dalam membuat keputusan.

Well, pernahkah Anda mengalami kesulitan dalam mengambil keputusan?

Jika iya, berarti Anda harus serius mengasah keterampilan penting ini.

Salah satu cara untuk membuat keputusan terbaik adalah memiliki data yang lengkap.

Dengan memiliki data yang lengkap dan kuat, Anda dapat dengan mudah membaca situasi seperti apa yang sedang terjadi.

Sayangnya, data proyek sering berserakan dan membingungkan manajer proyek.

Jika Anda memiliki ini, bagaimana Anda bisa membuat keputusan terbaik?

Salah satu cara terbaik untuk memecahkan masalah ini adalah mulai menggunakan sistem pengawasan proyek terintegrasi, perangkat lunak manajemen proyek.

Penggunaan fitur perangkat lunak manajemen proyek ini nantinya akan dapat membantu Anda dalam pengarsipan dokumen, membuat timeline proyek dan Work Breakdown Structure (WBS), memantau aktivitas dan kinerja tim, hingga laporan penyerapan anggaran dengan lebih mudah, transparan, kolaboratif, dan efisien.

2. Berkomunikasilah Secara Efektif

Cara dan tips berikutnya yaitu, berkomunikasilah dengan efektif.

Yup! Komunikasi yang efektif sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan semangat tim.

Bayangkan jika Anda sebagai project manager memberikan instruksi kerja dengan bahasa yang sulit dipahami dan tidak efektif, tentunya dapat mengganggu kegiatan operasional dan relasional.

3. Cermatlah dalam Mengidentifikasi Keterampilan Anggota Tim

Berikutnya, cermatlah dalam menganalisa kemampuan anggota tim Anda.

Dalam sebuah proyek, seorang manajer proyek harus bekerja sama dengan tim, di mana, kepribadian dan skill setiap anggota dalam tim tentunya berbeda.

Inilah yang kemudian harus Anda sadari atau identifikasi.

Anda sebagai seorang pemimpin proyek harus dapat dengan cermat mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, bahkan sifat dan hubungan interpersonal (terkait ini, kalian dapat membaca dan memahami apa itu interpersonal communication di sini) anggota dalam tim untuk mengatur pola kerja yang sesuai dengan mereka.

Benar! Hal ini penting karena penempatan anggota dalam tim atau meja kerja yang tidak tepat dengan mereka akan membuat produktivitas pekerjaan proyek kurang optimal.

Untuk mengatasinya, Anda bisa melakukan pelatihan, seminar, dan kegiatan team-building bersama-sama agar anggota mendapatkan keterampilan baru dan membuat hubungan kerja di dalam tim menjadi lebih positif.

4. Miliki Sudut Pandang Manajemen Makro

Ke-4 (empat) yang akan Kami jelaskan dalam postingan ini yaitu, milikilah sudut pandang manajemen makro.

Ada banyak kasus di mana manajer proyek melihat proyek yang dijalankannya hanya dari sudut pandang manajemen mikro.

Bahkan, Anda harus bisa membuat gambaran besar tentang pola kerja proyek besar yang dia kendalikan, atau dari sudut pandang manajemen makro atau helikopter.

Jika hal ini terjadi, manajer proyek biasanya akan lebih fokus pada masalah yang terjadi pada individu atau anggota tim dan terlalu mengontrol cara kerja anggota tim.

Hal ini pada akhirnya akan membuat manajer proyek kehilangan gambaran besar tentang bagaimana pola kerja sebuah tim seharusnya bekerja.

5. Aktiflah dalam Mengontrol Kemajuan Proyek

Tips cara menjadi seorang project manager yang hebat dan andal terakhir yaitu, seringlah aktif dalam memantau kemajuan dan perkembangan proyek.

Ketika Anda menjadi manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk mengontrol jadwal kerja, mendokumentasikan data proyek, memantau penggunaan anggaran, dan memantau kemajuan pekerjaan sesuai dengan tenggat waktu.

Sayangnya, manajer proyek sering merasa sulit untuk mengontrol semuanya dengan cara tradisional yang membutuhkan banyak file fisik.

Untungnya, sekarang ini, banyal tools yang dapat kalian gunakan ketika datang untuk kemudahan pemantauan semua tanggung jawab manajer proyek di atas hanya dalam satu dasbor pengawasan.

Manajer Proyek di Masa Mendatang

Manajer proyek ditemukan di setiap jenis organisasi, karyawan, manajer, kontraktor, dan konsultan independen.

Seperti yang dapat kita lihat pada pengertian project manager atau PM di atas, dengan pengalaman yang berkelanjutan, manajer proyek dapat menjadi manajer program (bertanggung jawab atas beberapa proyek terkait) atau manajer portofolio (bertanggung jawab atas pemilihan, prioritas, dan penyelarasan proyek dan program dengan strategi organisasi).

Memang, mereka semakin diminati di seluruh dunia.

Selama beberapa dekade, ketika laju perubahan ekonomi dan teknologi semakin cepat, organisasi telah mengarahkan lebih banyak energi mereka ke dalam proyek daripada operasi rutin.

Saat ini, eksekutif senior dan manajer SDM mengakui manajemen proyek sebagai kompetensi strategis yang sangat diperlukan untuk kesuksesan bisnis.

Mereka tahu bahwa praktisi yang terampil dan terpercaya adalah salah satu sumber daya mereka yang paling berharga, khususnya di tahun 2024 sekarang ini.

Kesimpulan

Nice, sekarang Kami pikir sudah cukup untuk pemabahasan terkait Pengertian Project Manager (PM), Apa itu Manajer Proyek? Fungsi, Jenis Macam Tanggung Jawab, Skill, Cara, dan Tips Menjadi Seorang Pengelola Proyek yang Hebat.

Berdasarkan penguraiannya di atas, dapat kita simpulkan bahwa pengelola, manajemen proyek, atau Project Manager (PM) adalah salah satu bidang pekerjaan kompleks terkait kepemimpinan sebuah kegiatan khusus.

Dalam pekerjaan ini, banyak petualangan sejati yang tidak akan pernah membuat Anda bosan.

Tidak ada ruang untuk kebodohan dalam profesi ini.

Orang ini bertanggung jawab untuk memimpin seluruh proyek melalui inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, kontrol, dan penyelesaian.

Memang, Kami pribadi memahami bahwa proyek adalah hal yang kompleks.

Sebagai solusi untuk manajemen proyek yang lebih mudah, kalian pastinya dapat menggunakan berbagai macam tools atau alat manajemen proyek berbasis web dan mobile yang sudah marak tersedia di internet.

Kebutuhan akan kualitas dan efektivitas manajemen proyek yang lebih optimal mereka tentunya hadir melalui fitur-fitur cerdas untuk berbagai jenis proyek yang Anda kelola.

Alat tersebut termasuk untuk mengetahui semua kemajuan proyek secara real-time, akurat dan transparan, serta untuk pertumbuhan bisnis yang lebih optimal dengan manajemen proyek yang lebih baik.

Penutup

Demikianlah postingan artikel yang dapat Kami bagikan kali ini, di mana Kami membahas terkait Pengertian Project Manager (PM), Apa itu Manajer Proyek? Fungsi, Jenis Macam Tanggung Jawab, Skill, Cara, dan Tips Menjadi Seorang Pengelola Proyek yang Hebat.

Semoga apa yang sudah Kami coba sampaikan serta jelaskan di sini dapat bermanfaat dan juga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita semua terutama dalam bidang bisnis, manajemen, dan praktik teknologi bisnis.

Silahkan bagikan artikel atau postingan Kami di sini kepada teman, kerabat serta rekan kerja dan bisnis kalian semua khususnya jika kalian temukan ini bermanfaat dan juga jangan lupa subscribe Blog dan YouTube Kami. Sekian dari Kami, Terima Kasih.

Postingan ini juga tersedia dalam versi: