Mengenal Pengertian dari Project, Apa itu Project Life Cycle dan Management-nya? Tujuan, Cara Kerja, Jenis Tahapan, Macam Karakteristik, serta Kenapa itu Penting!

Benar! Seperti yang kita ketahui, ada beberapa macam jenis alasan kenapa organisasi, bisnis, dan perusahaan menggunakan istilah proyek dan cara manajemennya.

Salah satu yang menurut terbaik yaitu adalah untuk meningkatkan produktivitas.

Dalam jangka panjang, produktivitas tim selama proyek selesai sangat sulit untuk dilacak.

Selain itu, sulit bagi anggota tim untuk mengetahui apakah mereka tepat waktu dengan jadwal mereka. Itu sebabnya proyek ini dibagi menjadi beberapa fase (tahapan), yang kemudian dibagi menjadi tugas-tugas khusus.

Dengan cara ini produktivitas dapat dilacak untuk setiap fase atau bahkan tugas yang terpisah. Alhasil produktivitas tim dan proyek akan naik.

Memang, sekarang ini, khususnya di tahun 2024 sekarang, banyak platform (baca pengertian dari istilah platform di sini) manajemen proyek yang dapat mempermudah pekerjaan seorang project manager.

Dengan melakukan ini akan selalu jelas berapa banyak pekerjaan yang tersisa. Setiap anggota tim dapat memiliki akses yang tertanam di intranet untuk efisiensi setinggi mungkin.

Baik, berdasarkan latar belakang tersebutlah, dalam postingan kali ini, Kami akan membahas lengkap dan detail terkait apa itu pengertian project, life cycle, serta management-nya.

Oke baiklah, langsung saja, mari kita simak ulasannya berikut.

Pengertian Project (Proyek)

Berarti proyek (dalam bahasa Indonesia), project adalah sebuah kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi penciptaan produk atau layanan yang unik dan dengan demikian kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan kegiatan rutin tidak dapat dianggap proyek

Adapun untuk definisi project, menurut sumber simpulan Kami yang berasal dari Buku PMBOK (Project Management Body of Knowledge) edisi ke-3, proyek atau project ini didefinisikan sebagai “usaha sementara dengan awal dan akhir dan harus digunakan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik”.

Ya! Ini kemudian akan dijabarkan secara bertahap, dan arti dari definisi proyek ini adalah bahwa proyek merupakan aktivitas yang tidak dapat berlangsung tanpa batas waktu dan harus memiliki tujuan yang pasti.

Sebagai contoh misalnya, jika proyek Anda berusia kurang dari 3 (tiga) bulan dan memiliki kurang dari 30 (tiga puluh) orang yang mengerjakannya, Anda mungkin tidak bekerja dalam apa yang disebut proyek menurut definisi istilah tersebut.

Selain itu, secara khusus dalam project management, proyek adalah proyek adalah serangkaian tugas yang perlu diselesaikan untuk mencapai hasil tertentu, serta didefinisikan sebagai seperangkat input dan output yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu.

Apa itu Project Life Cycle?

Lalu, apa itu project life cycle?

Istilah yang berarti siklus hidup proyek ini, adalah mengacu pada proses langkah-langkah yang diikuti oleh hampir semua manajer proyek ketika bergerak melalui tahapan penyelesaian proyeknya.

Ini adalah siklus hidup proyek standar yang kebanyakan orang kenal, dan mereka menyediakan framework (kerangka kerja) untuk mengelola semua jenis proyek dalam bisnis.

Apa itu Project Management Life Cycle?

Sama seperti yang di atas, beberapa juga menyebutnya langsung dengan istilah project management life cycle.

Siklus hidup manajemen proyek adalah kerangka kerja (seringkali terdiri dari empat hingga lima langkah yang akan kita bahas dalam subbagian tahapannya di bawah) yang direncanakan untuk membantu manajer proyek dalam menyelesaikan proyek dengan sukses.

Yup! Kompetensi utama seorang manajer proyek adalah untuk mendapatkan pemahaman menyeluruh tentang tahapan manajemen proyek.

Pengetahuan dan perencanaan untuk langkah-langkah manajemen proyek tersebut pastinya akan membantu Anda merencanakan dan mengatur proyek Anda sehingga berjalan lancar tanpa hambatan.

Ini menjadikan semuanya jadi lebih mudah bagi manajer proyek untuk menangani semua detail proyek yang ada saat ini ketika proyek dipecah menjadi berbagai fase.

Betul! Setiap fase siklusnya berorientasi pada tujuan yang memiliki serangkaian karakteristiknya sendiri dan berisi hasil produk, yang ditinjau pada akhir langkah manajemen proyek.

Apa itu Business Project Management (Manajemen Proyek Bisnis)?

Kemudian, ada juga istilah lainnya yang dikenal dengan sebutan business project management.

Seperti namanya, manajemen proyek bisnis adalah manajemen proyek bisnis internal yang dilakukan untuk memajukan strategi atau tujuan organisasi, bisnis, dan perusahaan.

Memang, dasar-dasarnya adalah sama, tetapi beberapa aspek manajemen proyek bisnis dapat berbeda yaitu seperti tidak ada klien eksternal, dan pelanggan akhir (end user) mereka adalah bisnis itu sendiri, serta prosesnya pun dapat dikatakan tidak ada pendapatan.

Tujuan Project dan Melakukan Management atau Manajemennya

Agar kita dapat lebih menahami tentang apa itu arti dari project dan management-nya, kita tentunya juga harus mengetahui terkait apa tujuan melakukannya secara khusus.

Oke, perlu kalian ketahui di dunia ini, baik itu di negara Indonesia atau manapun, banyak profesional telah mengalami perasaan luar biasa yang datang dengan proyek besar.

Secara khusus, tujuan utama dari project sendiri yaitu untuk menghasilkan sesuatu.

Terkadang tampaknya tidak mungkin, terutama jika proyek serupa menghadapi tantangan sejarah yang signifikan.

Saat berhadapan dengan tim, garis waktu yang ketat, berbagai mitra, dan berbagai risiko ekonomi, banyak komponen yang dapat menimbulkan masalah.

Manajemen siklus proyek atau project life cycle adalah proses yang terbukti membantu menghilangkan risiko itu dan menciptakan solusi yang lebih efektif.

Dengan Project Cycle Management (PCM), para profesional tersebut dapat mengelola proyek dengan percaya diri di seluruh siklus proyek.

Terkait tujuan dan fungsi melakukan manajemennya (management), dan Ada beberapa alasan utama mengapa para professional menggunakan manajemen siklus proyek, termasuk:

• Kesederhanaan (simplicity)
• Peningkatan produktivitas (improved atau productivity enhancement)
• Transparansi (transparency)

Cara Kerja Project dalam Konsep Manajemen Proyek

Sekarang, kita pastinya sudah dapat menggambarkan apa arti dan maksud dari istilah project, khususnya dalam konsep project management.

Lalu, untuk bagaimana cara kerjanya sendiri, project management ini dapat memperkuat siklus hidup (life cycle) proyek dengan berfokus pada sistem yang terorganisir dengan baik yang telah terbukti hasilnya.

Ini diatur dalam fase yang ditata untuk kejelasan, tujuan dan harapan objektif, dan praktik universal.

Setiap fase bekerja seperti bab dari sebuah buku, untuk dimulai dan diselesaikan sebelum pindah ke fase berikutnya.

Ini memastikan hasil kualitas yang lebih baik dan memenuhi harapan proyek yang disepakati.

Ketika satu fase selesai, maka yang baru selanjutnya pun dimulai.

Sebagai manajer proyek atau profesional memimpin timnya melalui setiap fase, mereka dapat memajukan titik awal mereka hingga penyelesaian proyek total.

Manajemen siklus proyek menggunakan prinsip-prinsip manajemen proyek dasar.

Ini memprioritaskan struktur proyek, fase yang ditentukan, tujuan yang jelas, transparansi, pengenalan risiko, dan beberapa komponen lainnya.

Hasil positif yang signifikan dari penggunaan Project Cycle Management atau PCM untuk siklus hidup proyek adalah proses yang hemat biaya dan terorganisir, dengan hasil berkualitas tepat waktu.

Jenis Fase, Tahapan dalam Siklus atau Project dan Management Life Cycle

Baik, berikutnya dalam subbagian ini, selain membahas terkait pengertian dari project, life cycle, dan management-nya, kita juga akan membahas jenis tipe fase, tahapan dalam siklusnya.

Mengutip dari buku Project Management oleh seorang pakar atau ahli bernama Adrienne Watt, dia menjelaskan ada 4 (empat) standar yang menentukan fase dalam siklusnya, yaitu initiation, planning, implementation (execution), dan closing phase.

Ya! Secara umum fase di atas sudah menggambarkan jenis macam tahapan project secara keseluruhan, namun, dewasa kini, semenjak ranah Information Technology (IT) sudah mulai diimplementasikan, maka standar tersebut dapat dikembangkan atau diperluas.

Secara khusus, ada 5 (lima) fase, tahapan, yang terdapat dalam project life cycle (siklus hidup sebuah proyek) yakni sebagai berikut.

1. Inisiasi Proyek (Project Initiation)

Jenis tipe fase dan tahapan project pertama yaitu adalah inisiasi proyek atau project initiation.

Inisiasi proyek adalah fase siklus hidup manajemen proyek pertama, di mana proyek dimulai.

Ini memberikan gambaran proyek, bersama dengan strategi yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan dan merupakan fase di mana kelayakan dan nilai bisnis proyek ditentukan.

2. Perencanaan Proyek (Project Planning)

Selanjutnya ada fase atau tahapan perencanaan proyek atau project planning.

Ya! Banyak perencanaan yang terkait dengan proyek berlangsung selama fase ini.

Saat menentukan tujuan proyek, inilah saatnya untuk mengembangkan rencana proyek untuk diikuti semua orang.

Fase perencanaan adalah fase membingkai serangkaian rencana yang membantu memandu tim Anda melalui fase implementasi dan fase penutupan.

Program yang dibuat pada saat ini tentunya akan membantu Anda dalam mengelola biaya, kualitas, risiko, perubahan, dan waktu.

3. Eksekusi Proyek (Project Execution)

Jenis tipe fase ke-3 (tiga) yaitu adalah eksekusi proyek atau project execution.

Ini adalah fase di mana proses terkait proyek diimplementasikan, tugas ditugaskan, dan sumber daya dialokasikan.

Metode ini juga melibatkan membangun kiriman dan memuaskan kebutuhan customer (pelanggan) atau end user.

Manajer proyek atau pemimpin tim dapat menyelesaikan tugas melalui alokasi sumber daya dan dengan menjaga agar anggota tim tetap fokus.

4. Pemantauan dan Pengendalian Proyek (Project Monitoring and Controlling)

Sebagai pelengkap dewasa ini, proses pemantauan dan pengendalian sudah dapat dipermudah dengan adanya berbagai macam platform proyek.

Yup! Ini dapat dilakukan semudah ketika seperti Anda membuka perangkat komputer Anda lalu mengakses internet.

Fase pemantauan dan pengendalian proyek atau project monitoring and controlling adalah tentang mengukur kinerja proyek dan melacak kemajuan.

Ini diimplementasikan selama fase eksekusi dan tujuan utama dari fase ini adalah untuk memeriksa apakah semuanya sejalan dengan rencana project management, terutama mengenai parameter keuangan dan jadwalnya.

5. Penutupan Proyek (Project Closing)

Betul! Fase atau tahapan project terakhir yang akan Kami jelaskan di sini yaitu adalah penutupan proyek atau project closing.

Dengan banyak waktu dan usaha yang diinvestasikan dalam perencanaan proyek, sering dilupakan bahwa fase akhir dari fase siklus hidup manajemen proyek (project management life cycle) adalah sama pentingnya.

Fase penutupan proyek merupakan fase akhir dari siklusnya, yang juga dikenal sebagai fase “follow-up atau tindak lanjut”.

Sekitar waktu ini, output (keluaran) atau produk akhir siap untuk pengiriman.

Di sini fokus utama manajer proyek dan tim harus pada rilis produk dan pengiriman produk.

Pada tahap ini, semua kegiatan yang terkait dengan proyek dibungkus.

Fase penutupan tidak harus hanya setelah fase penyelesaian yang berhasil saja dan terkadang sebuah proyek mungkin harus ditutup karena kegagalan proyek atau yang dikenal dengan istilah project failure.

Macam-Macam Karakteristik Project (Proyek)

Seperti yang kalian lihat di atas, adapun untuk hasil yang dicapai melalui proyek harus dialihkan ke tanggung jawab pemangku kepentingan lokal (stakeholder), yang tidak boleh dibiarkan bergantung pada dukungan eksternal setelah proyek selesai.

Agar kita semua dapat lebih mudah mengenali cirinya, di sini juga akan Kami bahas terkait macam-macam karakteristik atau ciri siklus dari siklus hidup (life cycle) mereka.

Oke, perlu diketahui bahwa struktur siklus hidup (life cycle) sebuah project generik atau pada umumnya biasanya menunjukkan karakteristik berikut:

• Pada awalnya, biaya dan tingkat kepegawaiannya dapat dikatakan cukup rendah dan mencapai puncaknya ketika pekerjaan sedang berlangsung. Sekali lagi mulai turun dengan cepat ketika proyek mulai berhenti.
• Kurva biaya dan kepegawaian tipikal tidak berlaku untuk semua proyek. Pengeluaran yang cukup besar mengamankan sumber daya penting di awal siklus hidupnya.
• Risiko dan ketidakpastian berada pada puncaknya di awal-awal proyek. Faktor-faktor ini turun selama siklus hidup proyek sebagai keputusan tercapai, dan kiriman diterima.
• Kemampuan untuk mempengaruhi produk akhir proyek tanpa mempengaruhi biaya secara drastis paling tinggi pada awal proyek dan menurun seiring kemajuan proyek menuju penyelesaian (fase atau tahapan akhir yaitu project closing).

Kenapa Project dan Management Siklus atau Life Cycle itu Penting?

Jadi, kenapa project dan management siklus hidup (life cycle) itu merupakan hal yang penting?

Sebelumnya, jika kalian yang sedang bertanya-tanya terkait hal ini, terlebih kalian sendiri adalah seorang profesional yang siap diangkat atau mendapat kesempatan menjadi seorang project manager, maka dapat Kami katakan bahwa kalian berada di tempat yang tepat.

Kenapa, tentu saja karena di sini Kami juga akan menjelaskan pentingnya life cycle management-nya dalam pengertian project!

Yup! Manajemen siklus proyek ini merupakan hal penting karena menjaga proyek tetap dalam tujuan kebijakan organisasi yang memprakarsai proyek.

Ini juga membantu proyek tetap relevan dengan strategi yang telah disepakati, bersama dengan kebutuhan pemangku kepentingan atau pelanggan.

Benar! Project management life cycle memastikan bahwa proyek itu sendiri layak!

Khususnya, melalui manajemen siklus, proyek dilindungi dari pemborosan sumber daya yang berharga dengan memutuskan apakah mereka dapat dicapai secara realistis dan bermanfaat sebelum dilaksanakan, serta mencatat apakah manfaat proyek tersebut berkelanjutan.

Untuk melakukan semua ini, manajemen siklus proyek mengharuskan pemangku kepentingan berpartisipasi.

Selain itu, ini juga membutuhkan penggunaan pendekatan kerangka logis dan alat lain untuk mendukung prosesnya, walaupun ada juga penggabungan kriteria penilaian kualitas dan dokumentasi pada setiap tahap proyeknya (project fase).

Kesimpulan

Oke, Kami pikir sudah cukup jelas sekarang untuk pembahasan terkait Pengertian dari Project, Apa itu Project Life Cycle dan Management-nya? Tujuan, Cara Kerja, Jenis Tahapan, Macam Karakteristik, serta Kenapa itu Penting.

Dengan begitu, maka dapat kita simpulkan bahwa pengertian project atau proyek adalah kegiatan atau suatu aktivitas yang dilakukan dalam membuat, membangun, dan menciptakan sesuatu yang unik.

Yup, banyak proyek, misalnya seperti gedung perkantoran yang dibangun dalam banyak hal, tetapi setiap fasilitas memiliki keunikan tersendiri.

Setelah keberhasilan penyelesaian proyek, mungkin ada beberapa sumber daya proyek yang belum dieksploitasi, termasuk anggaran yang tersisa, yang dapat digunakan oleh proyek nanti.

Ini dicatat sebagai surplus sumber daya dan anggaran untuk mencegah pemborosan, dan ini adalah langkah terakhir dari manajemen proyek sebelum penutup dari fase siklus hidup manajemen proyek (project management life cycle).

Sebagai seorang project manager, saran Kami pribadi yaitu, berilah diri Anda kesempatan untuk mendapatkan keterampilan dan praktik terbaik dalam manajemen proyek dengan pelatihan sertifikasi yang tersedia di berbagai macam platform untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas saat mengelola proyek.

Selain itu, jika Anda bekerja dalam layanan profesional dan terus-menerus menemukan diri Anda berjuang untuk menjalankan proyek dengan sukses, mungkin sudah waktunya untuk mengadopsi layanan profesional atau Professional Service Project Lifecycle yang ditingkatkan.

Penutup

Demikianlah postingan artikel yang dapat Kami bagikan kali ini, di mana Kami membahas terkait Pengertian dari Project, Apa itu Project Life Cycle dan Management-nya? Tujuan, Cara Kerja, Jenis Tahapan, Macam Karakteristik, serta Kenapa itu Penting.

Semoga apa yang sudah Kami coba sampaikan serta jelaskan di sini dapat bermanfaat dan juga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita semua terutama dalam bidang bisnis, teknologi dan informasi, khususnya project planning and management.

Silahkan bagikan artikel atau postingan Kami di sini kepada teman, kerabat serta rekan kerja dan bisnis kalian semua khususnya jika kalian temukan ini bermanfaat dan juga jangan lupa subscribe Blog dan YouTube Kami. Sekian dari Saya Rifqi Mulyawan, Terima Kasih.

Postingan ini juga tersedia dalam versi: