Tahukah kalian, Pengertian Manajemen File, Apa itu File Management? Sejarah, Tujuan, Fungsi, Jenis, Manfaat, Arsitektur dan Cara Manajemen File yang Efektif? Ya, setiap file yang ada di komputer Anda adalah bagian dari sistem hierarkis yang kompleks yang terdiri dari direktori dan subdirektori. Proses penamaan, penyimpanan, dan pengambilan file-file ini dengan cara yang teratur adalah dasar dari manajemen file dan ketika dilakukan secara efisien, dapat menghemat banyak waktu dan menghidari masalah.

Bayangkan sebuah organisasi besar dengan beberapa terabyte dari jumlah data berharga disimpan di server mereka. Sekarang bayangkan mencoba menemukan satu file tertentu di server ini ketika Anda hanya memiliki beberapa menit untuk cadangan. Oleh karena itulah, manajemen file merupakan hal yang penting. Berkenaan akan hal tersebut, dalam postingan kali ini, Kami akan membahas secara lebih detail dan lengkap tentang apa pengertian manajemen file. Langsung saja, berikut ini adalah ulasannya!

Pengertian Manajemen File

Manajemen file adalah salah satu fitur dasar dan penting dari sistem operasi. Sistem operasi digunakan untuk mengelola file sistem komputer. Semua file dengan ekstensi berbeda dikelola oleh sistem operasi berdasarkan simpulan yang Kami yang bersumber dari Situs Includehelp.

Secara umum, manajemen file dapat kita artikan sebagai sebuah kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan, penempatan, pengumpulan, pemeliharaan, distribusi surat-menyurat, perhitungan, catatan, penggrafikkan, penjabaran, dan lain sebagainya dengan tujuan untuk kemudahan dalam berorganisasi atau berbisnis.

Manajemen file merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan, lantaran sewaktu-waktu, Manajemen file pasti akan selalu diperlukan. Terlepas daripada hal tersebut, manajemen file juga dapat memudahkan orang yang bersangkutan dalam menggunakannya. Filing, sering digunakan sebagai istilah untuk ingatan seseorang operator komputer atau manajer pada aktivitas bisnis di sebuah perusahaan.

Apa itu File Management?

Lalu, apa itu sebenarnya file management? Seperti yang sudah kalian baca di atas, ini merupakan istilah yang sering disebutkan terkait pengelolaan file dalam sistem komputer. Manajemen file, file management adalah sebuah metode dan struktur data, di mana manajemen file digunakan oleh sistem operasi yang ada dalam perangkat komputer (baca pengertian komputer di sini) dalam mengatur dan mengorganisir file yang terdapat pada hard disk atau partisi disk.

Sedangkan file system adalah partisi atau disk yang digunakan untuk menyimpan berbagai macam jenis file yang ada di dalam perangkat komputer dengan cara khusus.

Sejarah Manajemen File

Dalam membahas mengenai pengertian manajemen file, kita juga harus mengetahui paling tidak sedikit terkait sejarah manajemen file. Di masa sebelumnya seperti di 3000SM orang digunakan untuk menulis catatan penting atau pemikiran mereka di atas batu dan tanah liat basah untuk mengingat hal-hal untuk masa depan.

Ketika Anda mengunjungi beberapa monumen bersejarah, Anda dapat melihat hal-hal yang berbeda tertulis di dinding atau objek yang berbeda dan mereka juga menggunakan bambu untuk menulis hal-hal yang merupakan metode mereka untuk merekam hal-hal yang mengelola file dengan cara itu.

Mereka juga biasa membuat lukisan dari berbagai momen untuk masa depan. Kemudian 1300SM buku surat diciptakan, kemudian mereka biasa menulis sesuatu di buku surat itu dan menyimpan catatan mereka. Kemudian pada abad ke-19, lemari pigenon-holed diciptakan dan digunakan oleh berbagai perusahaan besar untuk menyimpan surat-surat seperti di bank, pengadilan, metode penyimpanan ini paling umum digunakan. Kemudian pada abad ke-20, lemari arsip vertikal diperkenalkan untuk menyimpan berbagai jenis File. Kemudian mikrofilm diperkenalkan untuk menangkap gambar dan menyimpan.

Setelah itu, komputer pun digunakan untuk menyimpan berbagai jenis file dalam sistem dengan bantuan Jaringan LAN dan WAN. Kemudian flash drive portabel diperkenalkan untuk menyimpan file dan mentransfer data dari satu sistem ke sistem lainnya.

Kemudian penyimpanan awan diperkenalkan penyimpanan awan atau yang biasa disebut cloud computing ini dibuat mudah untuk menyimpan file dari mana saja dan dari komputer mana pun ini mencegah pengguna kehilangan data atau dari ancaman data apa pun dengan metode sistem keamanan komputer tinggi mereka. Manajemen file membantu pengguna untuk mengatur dokumen berharga mereka secara sistematis untuk penggunaan yang lebih baik dan efisien.

Tujuan dan Sasaran Manajemen File

Mengacu pada penjelasan tentang manajemen file di atas, perlu kalian ketahui bahwa ada beberapa tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh manajemen file yang efektif.

Adapun beberapa tujuan dan sasaran manajemen file tersebut adalah sebagai berikut:

• Untuk memenuhi kebutuhan daripada manajemen data bagi user atau pengguna (operator komputer).
• Memastikan data yang ada dalam arsip adalah benar.
• Memberikan dukungan yang berupa input (masukan) dan keluaran output (keluaran) berbagai tipe perangkat penyimpanan.
• Meminimalisir atau juga bahkan menghilangkan potensi dari kehilangan data serta upaya dalam perusakan data.
• Menyediakan sekumpulan aktivitas rutin antarmuka masukan input (masukan) dan keluaran output (keluaran) atau hasil.
• Memberikan dukungan berupa input (masukan) dan keluaran output (keluaran) pada banyak user atau pengguna pada sistem yang multi pengguna atau multiuser.

Fungsi Manajemen File

Selain mengetahui pengertian dan tujuan sasaran manajemen file, kita juga harus mengetahui apa saja fungsi dari manajemen file ini bukan?

Ya! Adapun beberapa fungsi dari manajeman file adalah sebagai berikut:

• Memudahkan cara kerja atau mekanisme dalam pemakaian file secara bersamaan.
• Kemudahan dalam menciptakan, mengedit, dan juga menghapus file.
• Kemudahan dalam melakukan backup dan untuk recovery sebagai antisipasi dalam kehilangan file yang terjadi akibat kelalaian, kecelakaan atau upaya orang lain untuk mengganggu dan merusak file.
• User dapat mengacu pada arsip dengan symbolic name atau nama simbolik dan tidak menggunakan penamaan yang mengacu dalam perangkat fisik.
• Data dapat disimpan dengan aman dan rahasia dalam lingkungan yang sensitif.
• Tampilan antarmuka yang user-friendly dalam sistem arsip akan memudahkan penggunanya karena dapat meningkatkan UX atau user experience.

Jenis dan Tipe Manajemen File dalam Sistem Operasi

Membahas mengenai penjelasan manajemen file terutama dalam sistem operasi komputer, secara umum terdapat tiga jenis dan tipe file dalam manajemen file pada sistem operasi.

Adapun 3 jenis tipe file dan manajemen file dalam sistem operasi komputer adalah sebagai berikut.

a. Regular File

Jenis dan tipe file yang pertama adalah regular file. Ini adalah file yang terdiri dari file teks dan biner. File teks ini berisi barisan teks pada format .txt. Sedangkan file biner, mereka berisi ekseskusi .exe dan biner dari berbagai macam software dan application atau aplikasi yang terdapat dalam perangkat komputer .

File binernya yang berbentuk EXE (baca pengertian EXE di sini), hanya diketahui oleh sistem operasi. Sedangkan biner yang merupakan hasil dari software atau aplikasi hanya diketahui oleh software atau aplikasi yang digunakan dalam membuat file tersebut saja.

b. Directory File

Berikutnya adalah jenis dan tipe, directory file. Ini adalah arsip yang dimiliki dari operation system atau sistem operasi sebuah perangkat Komputer. File directory file ini berisi semua informasi terkait daftar file apa saja yang berada dalam folder atau direktori dan sub-direktori.

c. Special File

Yang terakhir adalah jenis dan tipe special file. Ini adalah nama logis atau logic perangkat input (masukan) dan keluaran output (keluaran) yang dianggap sebagai sebuah file.

Manfaat Manajemen File

Dari pembahasan dan penjelasan pengertian manajemen file, sejarah, tujuan, fungsi dan jenisnya di atas, kalian pasti sudah dapat menggambarkan serta mengetahui apa saja manfaat manajemen file bukan?

Adapun beberapa manfaat manajemen file tersebut adalah sebagai berikut.

1. Meminimalisir Resiko Kehilangan File

File yang terdapat dalam perangkat komputer dapat saja secara tidak sengaja terhapus. Dalam banyak perkara, peristiwa tidak sengaja menghapus file atau arsip ini dapat menjadi hal yang merugikan.

2. Memudahkan Pencarian File

Penyimpanan file dalam sistem operasi sebuah perangkat komputer dapat dilakukan dengan teratur, baik dari penamaan file juga tata letak file. Hal ini tentu akan memudahkan pencarian dari user atau seseorang saat dia akan menggunakan file tersebut.

3. Mengetahui File yang tak Terpakai

Ada kalanya file yang disimpan telah menjadi kadaluarsa atau outdated sehingga tidak diperlukan lagi. Untuk menghemat kapasitas penyimpanan maka kita bisa menghapus file atau arsip yang tak terpakai dengan mudah.

Manajemen fle dan arsip yang baik serta terorganisir akan memberikan banyak manfaat bagi para pengguna komputer.

Arsitektur Manajemen File

Biasanya arsitektur manajemen file terdiri dari beberapa bagian, adapun beberapa bagian arsitektur manajemen file yang perlu kalian ketahui adalah sebagai berikut.

a. Sistem Akses

Arsitektur yang pertama adalah sistem akses. Ini adalah segala sesuatu yang bersangkutan dengan cara bagaimana sebuah data yang disimpan pada file dapat untuk diakses.

b. Manajemen File

Manajemen isi file adalah segala hal yang berkaitan dengan penyediaan prosedur operasi dalam file. Sebagai contoh, misalnya penyimpanan, pengacuan, pemakaian secara bersamaan, dan juga pengamanan.

c. Manajemen Ruang Penyimpanan

Manajemen ruang penyimpanan adalah hal yang berkaitan dengan alokasi ruang untuk penyimpanan file tersebut di atas pada perangkat penyimpanan pada komputer.

d. Mekanisme Integritas File

Mekanisme integritas file adalah hal yang berkaitan dengan jaminan keterangan dalam file yang tidak korup dan terkorupsi atau dikenal dengan sebutan corrupted file.

Data dalam Manajemen File Sebuah Perusahaan

Dalam manajemen file, terdapat beberapa hal yang secara absolut harus ditata secara rapi, terutama dalam sebuah perusahaan, adapun beberapa data-data dalam manajemen file sebuah perusahaan tersebut adalah sebagai berikut:

• Surat penerimaan barang
• Surat pembayaran barang
• Berkas surat hutang atau loan
• Surat penjualan barang
• Surat iuran pertanggungan
• Berkas surat pengiriman barang
• Surat perjanjian, kerjasama dan lainnya

Meskipun demikian, filing dapat menjadi pekerjaan yang membosankan serta ribet karena kita diharuskan untuk berhubungan dengan berbagai macam surat-menyurat serta kita juga harus mengelompokkannya secara detail dan hati-hati agar nanti mudah untuk dicari.

Beberapa pebisnis atau pemilik bisnis memutuskan untuk berkonsentrasi dalam hal-hal penting, sebagai contoh misalnya:

• Memastikan proses dalam organisasinya dengan menggunakan teknologi dengan baik.
• Untuk memastikan perusahaannya berhenti ketergantungan pada dokumen fisik yang berupa kertas, karena memang hal ini memakan tempat, ribet serta butuh waktu dalam menata dan pencariannya.
• Memastikan pengelolaan manajemen file ini tertata rapi sehingga waktu mereka pun tidak dihabiskan hanya pada tugas-tugas operasional saja.

Cara Manajemen File yang Efektif

Perlu kalian ketahui, dampak apabila tidak adanya manajemen file atau arsip, salah satunya adalah tidak adanya keteraturan pada file yang disimpan.

Menurut beberapa situs perusahaan besar yang ada di seluruh dunia, ada beberapa cara untuk meningkatkan efektifitas filing dan manajemen file, yaitu adalah:

1. Membangun Sistem Document Filing dan Penamaannya

Kalau karyawan atau anggota perusahaan Anda selalu melakukan convert file atau arsip secara manual, ada baiknya, Anda mulai manajemen file dengan menggunakan dan memberikan format nama penyimpanan. Anda juga wajib memastikan mereka memahami di mana menyimpan file dan arsip yang benar.

Sebaiknya pisahkan jenis-jenis surat mulai dari invoice dan file penting lainnya. Pastikan format penyimpanan dokumen ini juga memberikan deskripsi yang cukup supaya tidak perlu membuang waktu untuk membuka satu-satu.

2. Mulai Pikirkan Soal Konversi File Sekaligus

Dengan bertumbuhnya sebuah bisnis, tentu saja Anda akan membutuhkan teknik konversi file atau arsip yang tepat. Jumlah file yang sangat besar tidak akan memungkinkan untuk disimpan hanya dalam sebuah lokasi. Anda dapat menggunakan banyak batch document conversion products yang tersedia.

3. Berhenti Menggunakan Converter Gratisan

File converter gratisan umumnya ditujukan hanya untuk kebutuhan personal saja pastinya, dan fiturnya pun juga terbatas. Kalau Anda menggunakannya untuk perusahaan yang skalanya besar, tentu saja akan muncul dan terdapat banyak masalah, seperti:

• Security; Saat menggunakan fitur gratisan, Anda tidak memahami benar proses konversi apakah memang benar aman atau tidak.
• Keterbatasan atau limitation; Tidak semua tool gratis yang tersedia 100% gratis, beberapa fitur mengharuskan Anda untuk merogoh kocek Anda. Bahkan bila gratis pun, hasilnya biasanya akan terdapat watermark pada dokumen Anda.
• Konflik; Konflik dalam setting dan juga terbatasnya opsi pilihan menu.

4. Menguasai Windows Explorer

Umumnya perusahaan menggunakan Windows terkait sistem operasi yang digunakan dalam perangkat komputer mereka, di sinilah sebenarnya letak permasalahannya. Banyak orang awam yang kurang menguasai navigasinya dan cara manajemen filenya.

5. Simpan Data pada Lokasi yang Sama

Sisakan satu lokasi penting yang khusus untuk penyimpanan file dan arsip. Manajemen file adalah mengklasifikasikan dan juga menempatkan file dan asip dengan benar. Maka dari itu, buatlah folder spesifik yang memudahkan Anda untuk menemukan file yang ingin Anda cari dan jangan pernah coba untuk mencampur mereka.

6. Menggunakan Shortcuts

Manfaatkan fitur shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering Anda kunjungi. Alih-alih harus masuk ke subfolder yang ada dalam folder, hal ini tentu akan membuat kita sangat pusing karena membingungkan. Terlepas daripada hal tersebut, ini sanggup untuk mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file dan arsip.

7. Shared Document

Shared document seperti Dropbox, Google Drive, One drive dan lain sebagainya akan memudahkan siapapun dalam menyimpan dan juga melakukan pembaruan di mana pun dan kapan pun tanpa harus perlu repot-repot ke kantor.

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan dan pembahasan mengenai Pengertian Manajemen File, Apa itu File Management? Sejarah, Tujuan, Fungsi, Jenis, Manfaat, Arsitektur dan Cara Manajemen File yang Efektif di atas, dapat kita simpulkan bahwa manajemen file manajemen adalah seni menyimpan, memberi nama, menyortir, dan menangani file dokumen secara sistematis. Sehingga di masa depan akan mudah untuk melakukan pengambilan data. Dalam waktu sama juga, orang digunakan untuk mencatat dokumen kerja atau catatan uang mereka dengan bantuan berbagai metode.

Manajemen file merupakan proses dalam menjaga segala jenis catatan dengan cara yang tepat seperti dokumen kerja Anda atau catatan uang Anda. Hal ini adalah proses untuk membagi berbagai hal dalam berbagai tahap dan secara tertulis dari sehingga di masa depan saat dibutuhkan akan mudah untuk mendapatkan catatan tertentu.

Penutup

Demikianlah ulasan Kami kali ini yang membahas mengenai Pengertian Manajemen File, Apa itu File Management? Sejarah, Tujuan, Fungsi, Jenis, Manfaat, Arsitektur dan Cara Manajemen File yang Efektif. Semoga dapat bermanfaat dan dapat menambah wawasan kalian semua.

Silahkan bagikan artikel atau tulisan Kami di sini jika ini bermanfaat untuk teman-teman dan kerabat kalian serta jangan lupa meninggalkan komentar Anda di bawah ini. Sekian dari Saya, Terima Kasih.

Postingan ini juga tersedia dalam versi: